Jeugdleiders - Communicatie voorkomt misverstanden

Voorzie een mailadres van waaruit je zelf eerst eens een welkommailtje naar alle ouders verstuurt. Dat maakt het makkelijker voor ouders om zelf contact te leggen
Het bevordert een vlotte communicatie als je bij de start van het werkjaar aan ouders laat weten bij wie ze waarvoor terecht kunnen. Geef een duidelijke lijst op met naam, adres, mail en telefoonnummer van iedereen in de ploeg. Vermeld eventueel diegene die eindverantwoordelijke is. Herhaal de lijst nog eens halfweg het jaar en kort voor het kamp.
Uitleg geven of begrip tonen voor het standpunt van de ouders, betekent echter niet dat je altijd ‘ja’ moet knikken. Geef gerust je eigen oordeel. Wees evenwichtig genoeg om als partners met de ouders om te gaan. Bouw dan ook aan je eigen geloofwaardigheid. Als je oordeelt dat je leden na het eten gerust een sigaretje kunnen opsteken, maak hun ouders dan geen blaasjes wijs. Als je toezegt aan ouders dat er minstens één begeleider zal slapen op de slaapzaal, zorg er dan ook voor dat het zo gebeurt!
Ouders hebben bepaalde verwachtingen van de groep, maar de groep mag ook een en ander verwachten van de ouders. Je rekent op hun steun, medewerking, aanmoediging en vooral waardering. Je wil niet dat ze je jouw jeugdbeweging louter als babysit beschouwen. Het is méér dan dat. Verwacht je van ouders dat ze je verwittigen als de jongste leden een keertje niet kunnen komen? Verwacht je van ouders dat ze elke week de website checken? Misschien is het een goed idee om op een takraad of groepsraad bij de start van het werkjaar eens te bespreken wat jullie eigenlijk verwachten van ouders.
‘n Huisbezoek of kennismakingsmoment bij de start is superbelangrijk om aan ouders ‘een gezicht’ van de jeugdwerking te geven

Laat van elke groep iemand van de leiding 5 minuutjes vroeger naar buiten gaan. Op deze manier kan je nog even praten met de ouders. Dit wordt zeker geapprecieerd!
Hoe graag je ook zou hebben dat iedere ouder aanwezig is op feestjes, taxi speelt, pannenkoeken bestelt, … kan je dat niet van iedereen verwachten. Sommige ouders hebben het heel druk, anderen hebben het financieel te krap. Zorg er daarom voor dat je ook vrijblijvende, gratis contacten organiseert met de ouders. Een tentoonstellingsmoment na de knutselactiviteit, een glas chocomelk, een toneeltje. Zo vraag je een heel miniem engagement van mensen, en leren ze toch je werking en andere ouders kennen. Wat weer kiemen kan leggen voor iets grotere engagementen.
Bepaalde standpunten, bijvoorbeeld over roken, gemengde werking, straffen, veiligheid, … worden beter eerst in groep besproken. Zo kom je tot een beleid waar de hele leidingsploeg achter staat, en kan elke leider/leidster eenduidig reageren op vragen van ouders.

Kampcommunicatie

Ga je op kamp naar het buitenland, dan heb je voor minderjarige leden een schriftelijke toestemming nodig van de ouders. Bij gescheiden ouders kan enkel de ouder die het ‘ouderlijk gezag uitoefent’ deze volmacht verlenen.
Over bezoek en telefoontjes op kamp maak je vooraf heldere afspraken. Zorg ervoor dat ouders weten hoe jullie bereikbaar zijn in geval van nood, en weet zelf ook waar jij de ouders kan bereiken.
Ouders moeten hun kinderen tijdens de kampperiode een tijdje kunnen loslaten, vol vertrouwen dat het hen in die periode goed zal gaan. Ga daarom niet in op Big-Brotherachtige toestanden zoals live webcams, telefoonlijnen met dagboeken of commerciële projecten zoals Radio Kamp, die zogenaamd geruststellende verslaggeving de ether in zenden. Ook het gebruik van GSM wordt best zeer beperkt gehouden. Laat je leden enkele dagen en nachten later, thuis op verhaal komen…
Een alternatief voor de (tijdrovende) huis- aan huisbezoeken: De ouderavond
Onder ‘ouderavond’ verstaan we het gezamenlijk (tijdig!) uitnodigen van alle ouders van je tak. Kondig vooraf aan waarover het zal gaan en zeg duidelijk of ook de leden zelf welkom zijn. Voorzie eventueel opvang voor de kinderen. Zorg voor een in- en aankleding die weergeven hoe het er bij jullie aan toegaat (een tentoonstelling van creawerk, kampdia’s, video, …). Zorg voor een leuk welkom en stijlvol onthaal. Spreek de mensen aan als ze binnenkomen, een hapje en drankje doet wonderen, richt je tot alle aanwezigen. Verdeel de taken onder de leiding: wie voert het woord, wie beantwoordt de vragen, … Vaak staat er een hele brok info op het menu. Die kan je verpakken in een postenspel of een quiz zodat op ludieke wijze de nodige informatie wordt gegeven. Zorg wel dat je op het einde van de avond een samenvatting op papier meegeeft, van de belangrijkste zaken.

Scouts en Gidsen Vlaanderen werkte een leuke methodiek uit ‘De voorkeurstelling’, die je kan lezen in de brochure Dag vader en dag moeder. (p. 21-22)

Maak al in september bekend wanneer je op kamp gaat. De vakantieperiode is voor veel ouders een ingewikkelde puzzel, zeker als er meerdere kinderen zijn.
Als jullie een bezoekdag op kamp organiseren, vang de ouders dan zo goed mogelijk op. Een geleid bezoek aan de kampinstallaties vinden de ouders wel prettig, terwijl een gezamenlijke activiteit, zoals volksspelen of een natuurwandeling, voor een gezellige sfeer kunnen zorgen.
Een bezoek aan de ouders na het kamp is zeker noodzakelijk als één van de leden ziek is geweest, een klein of groot ongeluk heeft gehad, of wanneer er sommige misverstanden of kwade geruchten moeten rechtgezet worden.