Voorbeelden communicatie

• In de KSA Frassati uit Brugge gaan de jeugdleiders bij alle ouders rond met de ledenboekjes (3 à 4 keer per jaar). We rekenen dan een uurtje per bezoek, en nemen de tijd om te praten over de activiteiten, wat er gebeurt in de KSA, hoe weekend/kamp eruit zal zien, hoe wij het kind ervaren in de groep,… Dit blijkt telkens weer enorm nuttig: je leert je kinderen op een andere manier kennen, je krijgt van de ouders meer respons, je krijgt hun vertrouwen, je kan eens praten over zaken die in de 10 minuten na de activiteit niet kunnen gezegd worden,… Alhoewel het voor de leiders vaak wel zwaar is zoveel tijd te spenderen aan huisbezoeken, blijft het bij ons een traditie die we kost wat kost in stand willen houden. 
• Bij het begin van het werkjaar gaat de takleiding van Scouts en Gidsen Baden-Powell uit Eeklo thuis langs bij de ouders van al hun leden (of toch zeker de nieuwe leden). We maken dan tijd om onszelf als leiding voor te stellen, de planning van het scoutsjaar, de verwachtingen en afspraken (uniform, afspraken zoals op tijd komen en verwittigen als je niet komt,...). De huisbezoeken zijn ook een ideale gelegenheid om veranderingen toe te lichten: bv. het tijdschriftje versturen we vanaf nu enkel nog per e-mail en niet meer per post.
• Speelpleinen die een inclusieve werking organiseren (kinderen met een handicap spelen gewoon mee in de reguliere speelpleinwerking, al dan niet met specifieke of extra animatoren), worden aangeraden vooraf live contact te hebben. Dat kan het best via thuisbezoek: je ziet wat het kind zelf kan, of het veel/weinig extra begeleiding moet krijgen ... en je kan dus beter inschatten hoe elk kind kan meespelen op je speelpleinwerking.

Aandacht voor babbels tussendoor

• Ro-Chiro (Kortrijk) hanteert de regel dat er van elke leeftijdsgroep elke zondag één leider/leidster na afloop van de activiteit meegaat met de kinderen naar de parking en daar actief ouders aanspreekt. Ouders leren zo de leiding makkelijk kennen. De drempel om je even aan te spreken met een kleine vraag is op die manier ook erg klein.
• Verwelkom je leden aan de poort, laat ouders hun kapoenen ophalen in het lokaal in de winter, zorg voor een fris drankje buiten op een warme zomermiddag. Zo krijgen de ouders de kans om jou aan te spreken. Zorg ervoor dat het er voor en na de vergadering even ‘georganiseerd’ aan toe gaat als tijdens je activiteiten. Geef toe: als er een nieuw lid komt en de ouders wensen meer informatie, dan is het fijn dat het documentatiemateriaal klaar ligt. Het is leuk als je een groepsblaadje, een lijst met namen, adressen en telefoonnummers van leiding, ... pakkensklaar hebt liggen.
• Uit de Wegwijsbundel PR van KSA-KSJ-VKSJ: Denk eraan de ouders in de loop van het jaar blijvend op de hoogte te houden van de werking. Dat kan via geplande informele contacten, zoals een bezoek¬dag op kamp, een groepsfeest, of een gezinstocht. Maar ouderbezoek moet niet altijd gebeuren ‘naar aanleiding van’. Het door de ouders af- en ophalen van je leden zijn uitgelezen momenten om een praatje te maken. Heel infor¬meel krijg je verklaring van zus of zo’n gedrag of houding. Dat kan ook bij toe¬vallige ontmoetingen op straat of in de winkel. Het moet dan niet altijd over de kinderen of jongeren zelf gaan. Het praatje kan bijvoorbeeld gaan over je examentijd of over je eigen motivatie als bege-leid(st)er. Een occasioneel babbeltje bij evenementen of als je ze gewoon op straat of in de winkel tegenkomt. Gewoon een simpele “goeiedag” kan wonderen doen!
• Speelpleinen die de kinderen (en hun ouders) uitwuiven aan de poort na een dagje lekker spelen, komen niet enkel sympathiek over: de babbel met de mama of papa gebeurt vooral informeel, spontaan en vlotjes!

Informatie bij activiteiten

• Staat er een ‘drugsspel’ op het programma, dan roept dat bij sommige ouders wel wat vragen op (vooral bij ouders die zelf geen ervaring hebben in het jeugdwerk). Een woordje uitleg is dus zeker op zijn plaats!
• CREFI organiseert vaak een korte activiteit met kinderen én ouders, om het ijs te breken bij aankomst op het vakantiekamp.
• Ro-Chiro (Kortrijk) start elk werkjaar met een introductieavond. Hier is ruimte voor een woordje uitleg over de werking en de verwachtingen.
• CREFI voert een dubbele communicatie voor hun vakanties: “Inpakken” (voor ouders) en “Wegwezen” (voor de kinderen).
• Speelplein Bartje bedeelt voor de eerste zomer-speelpleindagen een brief aan zijn buren met info over de werking, de contactadressen van de verantwoordelijken, de vraag om af en toe een oogje in het zeil te houden en een oortje toe te knijpen ... en uiteraard hen uit te nodigen voor de OpenSpeelpleinDag en de feestmomenten tijdens de vakantie.
• Chiro Beervelde houdt op hun website een kampdagboek bij. Dagelijks verschijnt hier een kort relaas van de gebeurtenissen op kamp, compleet met enkele foto’s tot zelfs het menu van de dag. Over bellen naar de GSM op kamp, communiceren zij het volgende: “De meisjes van Chiro Beervelde bannen hun persoonlijke e-mail en GSM voor 10 dagen uit hun leven. De enige manier om met hen te communiceren is via de post, naar volgend kampadres: …”. (www.chirobeervelde.be)
• Op het speelplein in Laakdal wordt (enkel voor de kinderen met een beperking) gewerkt met over-en-weer-schriftjes tussen animatoren en ouders.
  Wat heeft hun zoon en dochter gedaan vandaag …Een beetje zoals dat in het onderwijs wordt gebruikt. Sommige speelpleinen hanteren ook een zakjessysteem voor de inschrijvingsgelden (soort open kas waar de ouders geld in bewaring geven), ook daarmee worden soms schriftelijke boodschappen doorgespeeld.
  
  

• Het speelpleinwerk in heel wat Vlaamse gemeenten houdt in het begin van de grote vakantie een OpenSpeelpleinDag: een dag waarop je als ouder mag gaan kijken tijdens de werking of zelfs gaan meespelen (en zien dat het FUN is)! Of als jij of je kind koudwatervrees hebben, even gaan testen vooraleer ie echt halve of volle dagen naar het speelplein trekt. Meer info bij de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk (VDS) vzw (www.speelplein.net).
• De KSA Frassati uit Brugge houdt af en toe een ‘ouder-baravond’, een ‘streekbierenavond’, of een andere activiteit, waarbij de ouders elkaar en leiders beter kunnen leren kennen op een ontspannen en open manier. Heel tof! 
• Ook op het speelplein van Beerse (Don Bosco) hebben ze een oudercafeetje. Het is natuurlijk geen rechtstreekse communicatie via briefwisseling, maar je merkt wel dat hier wat ouders blijven plakken en op die manier weten wat er gaande is op het speelplein en informeel geïnformeerd worden.
• Elke zaterdag om 17u vormt Scouts & Gidsen BP Eeklo het leidingslokaal om tot 'den bar'. Ouders die hun kinderen komen halen na een scoutsactiviteit kunnen hier nog wat blijven plakken. We proberen steeds in te spelen op wat de ouders willen, a.h.v. de resultaten van onze ouderbevraging (aandachtspunten zijn bijvoorbeeld een proper lokaal, zorgen dat witte wijn op tijd fris staat,...).
• Ro-Chiro uit Kortrijk heeft de leuke traditie dat in de examenperiode enkele ouders twee zondagen ‘leiding’ geven. Zo kan de werking tijdens de examens gewoon doorgaan voor de kinderen, en kunnen de ouders zich eens goed inleven in de rol van de jeugdwerkers. Dat de activiteiten dan minder tof of minder gedurfd zouden zijn, blijkt absoluut niet waar, integendeel! Ze gaan volledig uit de bol en eindigen kletsnat en vol modder... (Eén voorwaarde: de ouders staan niet bij hun eigen kinderen!)
• Er zijn ook heel wat speelpleinwerkingen die voor de zomer een infoavond organiseren voor ouders en hun kinderen om uit te leggen wat het speelplein is en wat er gebeurt. Zo organiseert Speelplein Bartje uit Beveren elk jaar tijdens de eerste zaterdag 'Speelplein Bartje Achter de schermen'. Ouders kunnen - terwijl de animatoren aan het voorbereiden zijn voor de volgende week - al dan niet met hun kinderen een kijkje komen nemen achter de schermen (en uiteraard een uitgebreide rondleiding krijgen). Ook tijdens het jaar, tijdens de rommelmarkt van de wijkfeesten als er veel volk op straat loopt, staan de deuren van het speelplein er wagenwijd open voor meer info (www.speelpleinbartje.net)

Oudercomité

• "Ouders betrekken bij chiro"  12-02-2010 Pag. 36 Chiro Jooniek houdt drie ouderraden voor Vredesfeesten Oostnieuwkerke Van 30 april tot 2 mei organiseert Chiro Jooniek opnieuw Vredesfeesten. Ook de ouders van de chirojongens worden bij de voorbereidingen betrokken. Naar jaarlijkse gewoonte organiseert Chiro Jooniek zijn Vredesfeesten rond 1 mei. "Dit evenement, dat dit jaar plaatsgrijpt op 30 april, 1 en 2 mei, is de belangrijkste financiële actie van Jooniek", vertelt leider Jeroen Willaert. Met de inkomsten wordt een deel van het jaarlijkse kamp en de afdelingsweekends gefinancierd. "Omdat bij de organisatie van de Vredesfeesten heel wat komt te kijken, willen we er ook graag de ouders van onze leden bij betrekken. Daarom organiseren we drie keer een ouderraad", zegt leider Jeroen. Bij de eerste ontmoeting tussen ouders en chiroleiders worden voorstellen gedaan rond mogelijke activiteiten. "Er zal misschien niet zoveel veranderen in vergelijking met vorig jaar", vertelt Jeroen. Bij de vorige editie kleurden onder andere de zeepkaarting, de volksdansavond, de voetbalcompetitie, het kindertheater, de komedieshow en de barbecue de Vredesfeesten.Tijdens de tweede ouderraad in chiroheem t'Okkernotje wordt de taakverdeling onder handen genomen. Bij de laatste bijeenkomst bekijkt men het controlesysteem van naderbij "De ouders geven alvast een enthousiaste respons", vertelt aspileider Jeroen. "En onze leidingsploeg is heel blij met de steun van de ouders. Dankzij de ouderraden komen de ouders ook meer te weten over het reilen en zeilen van onze Chiro." (Bert Feys) © 2010 Roularta Media Group
• Scouts & Gidsen BP uit Eeklo werkt met een groepje van 10 ouders die het oudercomité vormen. Ze komen maandelijks samen en zijn enerzijds klankbord (wat leeft er onder de ouders?) en anderzijds ondersteunen ze de groep bij activiteiten (bv. de soep maken als opwarmertje bij onze speculoosverkoop). Ten derde organiseren zij ook zelf activiteiten zoals de jaarlijkse dropping en een quiz voor alle ouders met een kind in de groep. Op elke vergadering is iemand van de leidingsploeg aanwezig voor de goede informatiedoorstroming. Zie www.scoutseeklo.be/oudercomité

• Scouts en Gidsen Baden-Powell uit Eeklo hield enkele jaren geleden een ouderbevraging 'Scouting, goed bezig?. De vragenlijst telde 4 A4-bladen en was anoniem. Een intensieve aansporing van de ouders leverde toch slechts een respons van één op drie op. De vragen gingen over de takwerking (bv. zijn er te weinig weekendjes?), communicatie (bv. waarover communiceren we als scoutsgroep te weinig?), groepsgewoontes (bv. wat vind je van het christelijk aspect van onze werking?), groepsactiviteiten (bv. welke van onze grote activiteiten spreekt u aan?), kostprijs (bv. zijn we te duur?) en open vragen (bv. wat zou u veranderen?). Zie bijlage voor het gebruikte enquêteformulier. 
  Frappante resultaten: zie http://www.scoutseeklo.be
• Ro-Chiro (Kortrijk) houdt elk jaar een ouderenquête, met nabespreking door leidingsploeg en ouders. Hier komen vaak heel leuke suggesties uit!